روابط عمومي و حتي كارايي اين بخش از واحد اداري سازمان ها و نهادها براي بسياري از مردم نامي نا آشناست.
اما متاسفانه ماهيت و موقيت مسئولانه آن ها در چرخه امور ادارات، متأسفانه نزد بخش گسترده اي از افكار عمومي مهجور است. هنگامي كه از يك دانشجوي سال اول دانشگاه درباره نقش و جايگاه روابط عمومي مي پرسم لبخندي مي زند و مي گويد: «روابط عمومي ها بيشتر در شركت ها محدود هستند.»
ابزاري براي پوشش كاستي ها
«باقري» كارمند امور ماليات مي گويد: «معمولا از جمله وظايف روابط عمومي ها در ادارات علاوه بر ايجاد ارتباط درون سازماني از مديريت تا رده هاي ديگر، ايجاد ارتباط با اذهان عمومي و اطلاع رساني درباره برنامه هاي سازماني است.
اما اين كه وضعيت كنوني روابط عمومي ها چگونه است؟ بايد به تحليل عملكرد مديريت ها پرداخت. اگر مديران و دست اندركاران يك مجموعه يا سازمان از افراد شايسته انتخاب نشود، آنان روابط عمومي را به ابزاري براي پوشش كاستي هاي خود تبديل مي كنند.» وي با اشاره به ارائه آمار و ارقام متفاوت از سوي برخي سازمان ها و دستگاه ها مي گويد: «اين گروه از مديران در برابر وجود كاستي ها نسبت به امور مردم و رسانه ها، آمار و ارقامي را ارائه مي دهند كه حقايق و واقعيت ها را نمي رساند.»
اما يك شهروند در مورد نقش روابط عمومي مي گويد: «انتظار است همه وظايف شان را در اطلاع رساني و تامين خواست هاي مردم به درستي و صحيح انجام بدهند. روابط عمومي وظايف خود را تنها در مراسم و توزيع شيريني خلاصه نكند.»
علل و فرآيند ضعف عملكردها
خانم مرزي فر كه مسئوليت هماهنگي رسانه ها را به هنگام برگزاري برخي مراسم و همايش ها تجربه كرده بر اين باور است كه چنانچه ادارات و سازمان ها بتوانند يك روابط عمومي خوب و با ارتباط خوب داشته باشند مشكلي در پاسخگويي و انجام امور محوله شان پيش نخواهد آمد ولي اگر نيروي با تخصص نداشته باشند اين حوزه دچار ضعف كارايي مي شود و اين ضعف روي سيستم اداري و مخاطبان تاثير مي گذارد به طوري كه كل امور سازمان مربوطه، سوال انگيز خواهد شد چون چيدمان در حوزه روابط عمومي، خوب و تخصصي نبوده است و بر اين مبنا، ديد مردم هم نسبت به آن سازمان، منفي است.
روند فعاليت برخي مديران روابط عمومي ها به گونه اي است كه اگر به هر علت در يك مقطع زماني جوابگوي صحيح و جامعي نباشند، فعاليت ها مختل مي شود.
خانم كاظمي نيز كارشناس هماهنگي رسانه هاست. وي موقعيت برخي از افراد فعال در روابط عمومي را وابسته به ميز ارزيابي مي كند و مي گويد: «در شبكه مديريت سازماني و اداري زير مجموعه اي به نام روابط عمومي انديشيده مي شود كه بايد اختيارات مديريتي به آن واحد تفويض شده باشد، يعني اين كه در نبود كارشناس موردنظر در يك بخش اداره هنگامي كه ارباب رجوع گزارشگر و يا خبرنگار مطبوعات جهت گفت وگو و اطلاع رساني مراجعه و يا تماس تلفني مي گيرد اين فرصت فراهم شود شخص ديگري به جاي آن كارشناس، پاسخگو شود.»
وي با اشاره به اين كه معمولا در ادارات و سازمان ها كمتر كسي مسئوليت پاسخگويي ديگري را قبول مي كند، مي گويد: «اين شيوه، در نهايت بوروكراسي اداري را پديد مي آورد. مردم براي رفع مشكل خود و مطبوعات براي اطلاع رساني با روابط عمومي در تماس خواهند بود. انتظار مي رود نتيجه بخش باشد و در كريدور بوروكراسي سرگردان يا معطل نشوند.»
نبود تخصص محوري در روابط عمومي ها
«عباس كاظمي» عضو هيئت گروه ارتباطات دانشگاه تهران درباره علل ضعف كاري برخي از روابط عمومي ها مي گويد: «يك ضعف، عدم تخصص محوري در روابط عمومي ها است. كساني كه در روابط عمومي مشغول كار مي شوند، كمتر داراي تخصص لازم در زمينه روابط عمومي هستند، در حالي كه يكي از ويژگي هاي گزينش در سازمان هاي مدرن، انتخاب نيروهاي تخصصي است اما متاسفانه اين نكته در ادارات و سازمان هاي كشور كمتر مورد توجه قرار دارد. وي تاكيد مي كند كه ضعف ديگر، عدم برقراري ارتباط صحيح با مخاطبان است و ادامه مي دهد: «در حالي كه روابط عمومي خود را موظف مي داند تا يك سري اطلاعات سازمان متبوع را به مردم منتقل و اطلاع رساني كند. اما به اين كه نياز مردم چيست و چه اطلاعي مي خواهند، توجه نمي كنند. بيشتر به نيازهاي خود نگاه مي كنند.»
اصلاح نگاه روابط عمومي و رسانه ها به يكديگر
موضوع روابط عمومي و نقش و جايگاه آن در ايجاد ارتباط سازماني با افكار عمومي به صورت مستقيم يا غيرمستقيم و با كمك مطبوعات كه مطرح مي شود، يكي از سختي هاي فعاليت مطبوعاتي نيز پيش روي همكارانمان جلوه مي كند. اين كه چگونه پس از روزها تماس تلفني،مكاتبه و شايد حضوري درصدد جمع آوري اطلاعات مورد نياز براي اخبار، گزارش ها و تحليل هاي خود، همچنان معطل مي مانند و شايد از توجه به سوژه نيز رويگردان شوند.
اين مطالب را به صورت فشرده تر در قالب يك سوال با «برات الله صمدي راد» مدرس علوم ارتباطات اجتماعي، در ميان مي گذارم. پاسخ او در اين باب، چنين است: «اين رفتار از آن جا ناشي مي شود كه نگاه برخي از رسانه ها و روابط عمومي ها- هم بيني- دوستانه و صميمانه نيست چرا كه روابط عمومي ها فكر مي كنند رسانه مي خواهد مچ گيري كند. رسانه ها هم گمان مي كنند روابط عمومي ها نقش فيلتر- در اطلاع رساني- دارند و اخباري با ارزش خبري كمتر را به رسانه مي دهند. منتهي سازمان هايي كه اطلاع رساني شفاف دارند اين طوري فكر نمي كنند. فرصت براي رسانه ها قرار مي دهند. اما در نگاه كلي بايد گفت مدير ارشد هر سازمان مي بايد روابط عمومي متبوع را نماينده و سخنگوي تام الاختيار خود قرار دهد تا هر زمان كه رسانه با اين نماينده، ارتباط خبري برقرار مي كند، به راحتي اطلاعات موردنظر رسانه را ارائه دهد تا مسئله اتلاف وقت و يا بدون پاسخ ماندن سوالات رسانه شكل نگيرد، البته تا زماني كه مدير از سازمان خود حقوق مي گيرد، طبعا او، كفه اداري را به نفع سازمان متبوعش سنگين نگه مي دارد.»
باور به نقش رسانه ها و افكار عمومي
به اعتقاد «جعفرزاده» مدير روابط عمومي سازمان هواپيمايي كشوري، باور درست مدير روابط عمومي از نقش رسانه ها و افكار عمومي نسبت به جايگاه روابط عمومي، يكي از عوامل مهم در اين نهاد است كه مي تواند در انجام وظايف يك روابط عمومي تاثير بگذارد. چنانچه آن مدير با اين باور، بيگانه باشد، در برنامه ريزي هاي خودش دچار ضعف مي شود. عدم باور و يا نگاه كمرنگ مسئولان رده بالاي دستگاه هاي اجرايي به نقش روابط عمومي ها يكي ديگر از عوامل ضعف محسوب مي شود. به زبان ديگر، مسئولان دستگاه ها به روابط عمومي ها ميدان فعاليت نمي دهند. بنابراين، مديران روابط عمومي هميشه با نوعي اضطراب از پاسخگويي به رسانه ها روبرو هستند. لذا چنين ضعفي به صورت انعكاس به ساير بخش هاي ديگر اداري رخنه مي كند».
