عصر جديد با سازمانهاي پيچيده پويا و متحول همراه خواهد بود. در اين سازمانها مرزهاي سنتي موجود از بين خواهد رفت فرهنگ هاي مختلف در هم خواهند آميخت و در زير پاي فرهنگهاي قلدر ناپديد خواهند شد. بسياري از مشاغل دوباره طراحي خواهند شد و ورود فناوري اطلاعات تغييراتي در ساختار سازمانها به وجود خواهد آورد.

در اين مقاله سعي خواهد شده است تا نقش مديريت در سازمانهاي مجازي مشخص شود.

همچنين اين مقاله به مواردي همچون تعاريف و ويژگيهاي مهم سازمانهاي مجازي فضاي مجازي و عوامل تاثير و تعريف آن اشاره شده است.

فضاي مجازي

فضاي مجازي فضايي بسيار بزرگ و گسترده است كه نبايد آن را دنيايي غير واقعي و خيالي دانست. اين فضا كاملا صنعتي است و تعاملي بودن ديجيتالي بودن و غير مركزي بودن از عمده ويژگي هاي آن است. فضايي است كه در آن افراد مي توانند چند كار را با يكديگر به طور همزمان و بدون هيچ گونه محدوديتي انجام دهند.

همچنين چون در حال حاضر كه دنيا تحت سيطره تكنولوژي هاي نوين ارتباطي ارتباطات همزمان و بدون محدوديت گسترش پيدا كرده نياز به افزايش سرعت فعاليتها ارتباطات و جلوگيري از اتلاف هزينه نيرو و زمان بيش از پيش احساس مي شود. در جهاني كه به دليل گستردگي اش محدوديتهاي مختلفي بر ساكنان آن اعمال مي گردد حضور فضايي جديد با خصوصيات و كاركردهايي متفاوت تر مي تواند كمك شاياني در راستاي پيشرفت آن باشد. اين فضاي جديد كه از آن مي توان تحت عنوان فضاي مجازي ياد كرد در اثر ايجاد رايانه و اينترنت بوجود آمد. فضاي مجازي كه فاقد محدوديتهاي دنياي واقعي است با عناصر و عواملي سرو كار دارد كه بر گرفته از فضاي واقعي است. اشتباه است اگر اين دو فضا را مجزاي از يكديگر بدانيم بلكه بايد آنها را مكمل و موازي يكديگر دانست در واقع جهان مجازي امتداد جهان واقعي است.

مفهوم سازمانهاي مجازي

يكي از ساختارهاي جديد سازماني همان «سازمانهاي مجازي» است. تعريف استانداردي از اين نوع سازمانها در دسترس نيست اما براي نشان دادن طيف وسيع تعريفي هاي ارائه شده از اين نوع سازمانها به طور خلاصه تعاريف زير را مي آوريم: «سازمانهاي مجازي در واقع نوعي از سازمانهاي شبكه اي هستند كه فاقد هسته مركزي دائمي اند.»

ويژگي اين سازمانها اصولا با عناويني مانند غير سلسله مراتبي افقي و جهاني مطرح ميشود. اما به طور خلاصه مي توان اين ويژگيها را در پنج ويژگي اصلي زير خلاصه كرد.

الف ـ ساختارهاي افقي: ظهور سازمانهاي افقي به عنوان پاسخي به تشديد رقابت در محيط هاي عملياتي است كه توسط افزايش رقابت جهاني و پيشرفتهاي اخير در فناوري اطلاعات و حمل و نقل ايجاد شده است. افقي شدن سازمانها سطوح مديريت در سازمان را كاهش مي دهد و منابع انساني را پراكنده مي كند.

ب ـ جهاني شدن: با توجه به گسترش تجارب جهاني و شبكه ارتباط فرامرزي ديگر شركتها و سازمانها جنبه محلي بودن خود را از دست مي دهند و در چرخه فرايند بين المللي قرار مي گيرند.

ج ـ ارتباط ماشيني: عصر آينده عصر ارتباطات است اما نه ارتباطي از جنس گذشته بلكه ارتباطي كه به وسيله ابزار آلات ماشيني مانند كامپيوتر انجام خواهد شد. در اين سازمانها ديگر از تعامل هاي گرم گذشته خبري نيست بلكه كارفرمايان و نه رهبران سازمان با استفاده از كامپيوترهاي شخصي با هر فرد دلخواه ارتباط برقرار مي كنند. فروشندگان مي توانند به وسيله يك شبكه محلي با هم ارتباط داشته باشند. براساس اين خاصيت ارتباطات كامپيوتري به عنوان وسيله اي براي هدايت فعاليتهاي اساسي سازمان و همزمان افزايش نقش ارتباطات رو در روي غير رسمي با هدف حفظ يكپارچگي سازمان جايگزين ارتباطات رو در رو افراد سازمانهاي سنتي خواهد شد.

د ـ همكاري و رقابت بين سازماني: شركتهاي مجازي به وسيله همكاري بين گروهي هم افزا نه تنها با هم همزيستي خواهند داشت بلكه باعث رشد و پرورش يكديگر ميشوند.

ه ـ درگيري پويا: در گيريي پويا نگرشي است كه «زمان» و «روابط انساني» و مديريت را وادار به بازنگري در مورد نگرشهاي قبلي در رويارويي با تغيير سريع و مداوم مي كند. پويايي در مقابل ايستايي حاكي از رشد و فعاليت مداوم و درگيري در مقابل كناره گيري معرف ارتباط زياد با ديگران است.

عوامل تاثير گذار بر سازمان هاي مجازي

عوامل تاثير گذار بر سازمان هاي مجازي را در سه دسته مي توان طبقه بندي كرد كه عبارتند از:

ويژگي هاي بازار: تقاضاي محصول يا خدمات از طريق منابع مختلفي درخواست مي شود و ممكن است كه به وسيله تقاضاي مستقيم مشتري (شركتها افراد) يا نتيجه مطالعات بازاريابي براي كشف بازارهاي جديد باشد. طبيعت تقاضا به سطح تكنولوژيك استاندارد سازي سفارشي شدن وابسته است كه مي تواند به طور فزاينده اي بر سازمانهاي مجازي تاثير بگذارد.

فرايندهاي توليد: فرايندهاي توليد براساس ويژگي هاي بازار بنا خواهد شد. در يك سازمان مجازي فرايندها بايستي تا حد امكان هم راستا باشند. از جمله راهكارهايي كه در اين بخش به كار گرفته مي شوند «مهندسي همزمان» است كه به شكل اساسي در كاهش تاخير در زمينه توسعه بهبود محصول موثر است. فلسفه بنيادين مهندسي همزمان رشد بخشهاي گوناگون توسعه و بهبود محصول مبتني برفرايندهاي موازي به جاي مراحل پشت سرهم و متولي مي باشد.

اهداف استراتريك: ارتباط بين شركا در يك سازمان مجازي مي تواند محدود و يا در گستره وسيعي صورت پذيرد. مثلا در سطح يك يا چند محصول همپوشاني بين شركا نيز مي تواند براساس تكنولوژي ساختار اقتصادي ميزان توليد و ميزان سهيم بودگي در منابع باشد با اين وجود همواره دسترسي به اهداف استراتژيك زير مد نظر مي باشد:

- حداكثر كردن انعطاف پذيري و انطباق پذيري در برابر تغييرات محيطي

- گسترش توانايي ها و منابع

- دستيابي يه مختصاتي كه به طور هوشمندانه اي منطبق بر محدوديتهاي بازار باشد

- بهينه كردن زنجير تامين

شبكه جهاني اينترنت بخش حياتي و غير قابل تفكيك جامعه جهاني است. در واقع شبكه اينترنت ستون فقرات ارتباط كامپيوتري جهاني در دهه 1990 است زيرا اساسا به تدريج بيشتر شبكه ها را به هم متصل كرده است. در حال حاضر رفته رفته تفكرات منطقه اي و محلي حاكم بر فعاليتهاي تجاري جاي خود را به تفكرات جهاني و سراسري داده اند. امروزه با سازمانهاي زيادي برخورد مي نمائيم كه در سطح يك كشور داراي دفاتر فعال و حتي در سطح دنيا داراي دفاتر متفاوتي مي باشند. تمام سازمانهاي فوق قبل از هر چيز بدنبال يك اصل بسيار مهم مي باشند: يك روش سريع ايمن و قابل اعتماد بمنظور برقراري ارتباط با دفاتر و نمايندگي در اقصي نقاط يك كشور و يا در سطح دنيا.

بدين منظور بايستي يك شبكه گسترده خصوصي بين شعب اين شركت ايجاد گردد. شبكه هاي اينترنت كه فقط محدود به يك سازمان يا يك شركت مي باشند به دليل محدوديت هاي گسترشي نمي توانند چندين سازمان يا شركت را تحت پوشش قرار دهند. شبكه هاي گسترده نيز كه با خطوط استيجاري راه اندازي ميشوند در واقع شبكه هاي گسترده امني هستند كه بين مراكز سازمانها ايجاد مي شوند. پياده سازي اين شبكه ها نياز به هزينه زيادي دارد راه حل غلبه بر اين است.

مشكلات راه اندازي يك VPN

در يك تعريف كوتاه شبكه اي از مدارهاي مجازي براي انتقال ترافيك شخصي است. در واقع پياده سازي VPN شبكه خصوصي يك شركت يا سازمان را روي يك شبكه عمومي گويند.

هاي مبتني بر شبكه عمليات و كنترل به وسيله تجهيزات شبكه تامين كننده خدمات ايجاد ميشود. شبكه VPN مشتري به وسيله تونلها كه بين جفت روترهاي كناري كار گذاشته مي شوند پشتيباني مي شود. تونل ها ممكن است از كپسوله كردن هاي مختلف براي فرستادن ترافيك از طريق تامين كننده ي خدمات استفاده كنند.

به اين معناست كه شبكه هاي محلي و ميزبان هاي متعلق به عناصر اطلاعاتي يك شركت كه VPN مجازي بودن در ها براي پياده سازي VPN در نقاط مختلف از نظر جغرافيايي قرار دارند همديگر را ببينند و اين فاصله ها را حس نكنند. استفاده مي كنند. در تونل كشي بين تمامي عناصر مختلف (tunneling) اين خصوصيت از مفهومي به نام تونل كشي تونل زده مي شود. از طريق اين تونل عناصر به صورت شفاف همديگر را مي بينند در روش فوق تمام بسته VPN يك اطلاعاتي در يك بسته ديگر قرار گرفته و از طريق شبكه ارسال خواهد شد. پروتكل مربوط به بسته اطلاعاتي خارجي (پوسته) توسط شبكه و دو نقطه (ورود و خروج بسته اطلاعاتي ) قابل فهم مي باشد. دو نقطه فوق را «اينترفيس هاي تونل» مي گويند. روش فوق مستلزم استفاده از سه پروتكل است.

پروتكل حمل كننده: از پروتكل فوق شبكه حامل اطلاعات استفاده مي نمايد.

پروتكل كپسوله سازي: از پروتكل هائي نظير: IPSEC L 2 F PPTP L 2 TP GRE استفاده مي گردد.

پروتكل مسافر: از پروتكل هائي نظير IPX IP NetBeui بمنظور انتقال داده هاي اوليه استفاده مي شود.