صنعت بيمه الكترونيك اصولا مورد استفاده شركت‌ها و صنايعى قرار مى‌گيرد كه كاغذ در كار آنها نقش عمده‌اى را بر عهده دارد. به عبارت بهتر انگيزه فرار از هزينه‌هاى فراوان بايگانى و نگهدارى و ارسال مرسولات و اسناد مكتوب كاغذى منجر به يافتن شيوه‌هاى جديد و بهره‌گيرى از تكنولوژى‌هاى نوين در سرعت بخشيدن به كار كاهش هزينه‌ها و همچنين سهولت در بهره‌گيرى‌هاى آنى و فورى از اسناد و مدارك شده است. در اين ميان مهمترين عاملى كه تمام ارائه‌دهندگان خدمات بيمه كارگزاران، آژانس‌ها، واسطه‌ها و بازاريابان صنعت بيمه را در يافتن راه‌هاى نوين و بهره‌گيرى از سيستم‌هاى خودكار تشويق و ترغيب مى‌كند، همانا رضايتمندى مشترى است از سويى مهمترين كليد موفقيت در راه‌اندازى يك سيستم بيمه اتوماتيك اهميت دادن به جمع‌آورى اطلاعات معتبر، مستند و مميزى شده است. اهميت دادن به اين طبقه‌بندى‌ها، كارايى سيستم ارائه خدمات بيمه را تا حد بسيار زيادى بالا برده و روند فراهم كردن تداركات و خدمات مورد نياز مشترى را با استفاده از مديريت موثر و اطلاعات منسجم شتاب بيشترى خواهد داد. «جفرى ماركس» تحليلگر بيمه معتقد است، ارائه توضيحات و تشريح نحوه عملكرد اجراى كار و قابليت و كارايى مديريت و رهبرى يك شركت بهترين معرف آن است. افزايش بازدهى مراحل انجام كار و بالا بردن قدرت رهبرى، شركت را بيش از پيش سودآور خواهد كرد. او همچنين معتقد است: رهبران سازمان‌هاى امروزى جهان همواره در جست‌وجوى راه‌هايى هستند تا بتوانند مراحل انجام كار در سازمان تحت امرشان را روز‌به‌روز كاراتر و پربازده‌تر كنند. اولين گام اجرايى رهبران امروزى كه سازمانشان درگير بوروكراسى‌هاى دست و پاگير است اين است كه با موشكافى و دقت هر چه‌ تمام‌تر بر روى مطالعات علمى از سويى و افزايش روابط موثر با مشترى از سوى ديگر، متمركز شوند. اين امر به ويژه در صنعت بيمه كه فرم‌هاى درخواست مختلف، ادعانامه‌ها، تغييرات در دستورات صادر شده فاكتور فروش و سياست‌هاى مختلف پولى جايگاه ويژه‌اى دارند، از اهميت فراوانى برخوردار است. Gartner group يكى از موسسات تحقيقاتى در زمينه بيمه الكترونيك در جهان با انجام مطالعه‌اى تخمين‌زده است كه روزانه در محيط كار 30 درصد از زمان كارى كارمندان در انجام كارهاى روزانه و جابجايى اسناد و مدارك كاغذى تلف مى‌شود. اين آمار جداى از زمان تلف شده براى انجام امور بى‌ارزش و رفتارهاى غيركارى محاسبه شده است. براساس گزارشات و شاخص‌هاى ارائه شده اين موسسه، شركت‌هايى كه هنوز در آنها انجام كارها توسط كاغذ صورت مى‌گيرد، مدت زمان تلف شده در آنها در سال 2003 به حدود 40 درصد مى‌رسد. بنابراين مدت زمان تلف شده در اين شركت‌ها با توجه به بالا رفتن پيوسته سطح استانداردهاى كارى و ادارى در جهان به مرور بيشتر شده و شركت را متحمل هزينه‌هاى فراوانى مى‌كند. براساس يك طبقه‌بندى هزينه‌هاى اضافى مربوط به كاغذ در نظام ادارى سنتى برآورد شده است: بر اين اساس هزينه‌هاى انجام كپى‌بردارى چه به صورت دست‌نويس و يا به صورت الكترونيكى از اسناد و فرم‌هاى كاغذى كه روزانه به طور معمول 9 الى 11 بار صورت مى‌گيرد حدود 18 دلار برآورد شده است همچنين طبقه‌بندى مدارك و اسناد كاغذى روزانه 20 دلار هزينه‌بر است. در اين طبقه‌بندى بازيابى اسناد و مدارك كاغذى گم شده براى نظام ادارى سنتى تقريبا 120 دلار هزينه دارد. از سويى هزينه‌هاى جارى ديگر همچون بايگانى كردن، توزيع و طبقه‌بندى فيزيكى اسناد با توجه به بزرگ و كوچكى شركت متفاوت است اما در مجموع هزينه‌هاى جارى يك شركت رقم بالايى را به خود اختصاص مى‌دهد. هزينه‌هايى كه اصولا در ليست هزينه‌هاى جارى يك شركت تعريف دقيقى ندارد و مديران و حسابداران به آن به ديده هزينه‌هاى جارى و معمول مى‌نگرند. در صورتى كه با يك تحقيق موشكافانه مى‌توان ارزش واقعى يك كار و هزينه‌هاى مناسب آن را با به‌كارگيرى سيستم‌هاى نوين كارى تعيين كرد. براساس گزارشات موسسه تحقيقاتى Gartner group مدت زمانى كه هر كارمند در محيط كار بنا به سيستم كاغذى سنتى به هدر مى‌دهد سالانه رقمى در حدود 11 هزار دلار ارزش دارد و بايگانى، نگهدارى و نقل و انتقال و توزيع كاغذها سالانه به طور متوسط 55 هزار دلار از مجموع هزينه‌هاى جارى يك شركت رابه خود اختصاص مى‌دهد. براساس آمار اين موسسه در بعضى از شركت‌هاى بزرگ دنيا در خوشبيانه‌ترين حالت سالانه رقمى در حدود 11 ميليون دلار از هزينه مصرف شده در بوروكراسى ادارى، به دور ريخته شده است و در صورتى كه سرعت و حجم نقل و انتقال اسناد كاغذى بيشتر باشد آمار هزينه‌هاى تلف شده بسيار بيشتر است. از اين رو با توجه به رشد و توسعه صنعت تجارت الكترونيك در دنيا و فروش اينترنتى كالاها و خدمات، به كارگيرى اين صنعت در شركت‌ها مزاياى فراوانى دارد كه از آن جمله مى‌توان به:

- 1كاهش هزينه توليد اسناد و مدارك

- 2حذف سريع اطلاعات تكرارى و اشتباهات‌

- 3افزايش اطلاعات مستند و قابل اطمينان‌

- 4افزايش امكان دسترسى و ارائه سريع‌تر خدمات به مشتريان اشاره كرد.

ظرفيت كاهش هزينه‌ها با به كارگرفتن سيستم‌هاى خريد و فروش الكترونيكى به ويژه براى شركت‌هاى بيمه‌اى، تماما به روند كارى موثر و كارا و جريان پيوسته آن ارتباط دارد. فراهم‌آوردن امكان توليد و به كارگيرى اسناد كافى و فرم‌هاى الكترونيكى مدت زمان انجام كار را از ماه‌ها به يك ‌هفته كاهش مى‌دهد.

به علاوه ارزش افزوده، كارايى و بازدهى، امنيت، كاهش زمان درگيرى با كار و ايجاد يك زمينه رقابت متفاوت، از بهترين نتايج استفاده از سيستم خريد و فروش اينترنتى است. «تجارت الكترونيك» به عنوان يكى از مهمترين دستاورد‌هاى علمى بشر امروزى عرصه‌اى است كه سال‌هاست هوش و حواس رهبران سازمان‌هاى بزرگ اقتصادى دنيا را معطوف خويش ساخته و پيش‌بينى شده است كه تا سال 2010 ميلادى بيش از 50 درصد تجارت دنيا از اين روش صورت گيرد و بى‌شك درآينده‌اى نه چندان دور تمامى مردم جهان به طور مستقيم و يا غيرمستقيم با اين نوع تجارت در تماس خواهند بود. براساس گزارش كنفرانس توسعه و تجارت سازمان ملل متح‌د (Unctad)، حجم تجارت الكترونيك در سال 2002 ميلادى، رقمى در حدود 2294 ميليارد دلار بوده است. اين سازمان پيش‌بينى كرده است در سال 2006 ميلادى اين رقم به 2836 ميليارد دلار برسد. هم‌اكنون در آمريكا 26 درصد معاملات به صورت اينترنتى انجام مى‌شود. كشور‌هاى اروپايى غربى و ژاپن نيز به ترتيب با 3/19 و 6/14 درصد در رده‌هاى بعدى قرار دارند. كشور‌هاى در حال توسعه با اينكه مد‌ت‌ها بعد به فكر استفاده از دانش الكترونيك در تجارت افتادند، با اين حال در سال 2002 ميلادى از حجم 2294 ميليارد دلار حجم تجارت الكترونيك، 105 ميليارد دلار آن مربوط به كشور‌هاى در حال توسعه بوده است و پيش‌بينى شده است كه تا سال 2006 اين رقم به 858 ميليارد دلار برسد. براساس اين اطلاعات، نرخ رشد تجارت الكترونيكى در كشور‌هاى اندونزى، فيليپين و مالزى به ترتيب 100، 93 و 81 درصد است و اين نسبت در كشور‌هاى سنگاپور و هنگ‌كنگ 58 درصد است. «بيمه الكترونيك» به عنوان يكى از مهمترين بخش‌هاى تجارت الكترونيك صنعتى است كه به شدت مورد توجه قرار گرفته است. از بين رفتن محدوديت‌هاى مكانى و زمانى، كاهش نرخ، افزايش حجم فروش، دسترسى آسان به اطلاعات، كاهش هزينه‌هاى معاملاتى، مشترى مدارى، تخصصى ‌شدن فعاليت‌ها وتغيير ساختار شبكه فروش از جمله مزاياى استفاده از بيمه الكترونيك است. توليد و انتشار كارت‌هاى اعتبارى بيمه‌اى نيز از جمله ابزار‌هاى نوين اين صنعت است كه پا به پاى ديگر كارت‌‌‌‌هاى اعتبارى و نقدى ساختار فروش بيمه‌نامه و تعرفه‌هاى بيمه‌اى را دستخوش تغييرات اساسى خواهد كرد. در بيمه الكترونيك مهمترين ابزار اطلاعات و ارتباط است به عبارت بهتر بيمه الكترونيك بهره‌گيرى از فناورى اطلاعاتى و ارتباطى براى ايجاد فرآيند جديدى از بيمه است كه با جامعه اطلاعاتى و شبكه‌اى همخوانى دارد. از اين رو بيمه الكترونيك شامل توسعه و به‌كارگيرى زيرساخت‌ هاى اطلاعاتى و همچنين تهيه و تدوين و اجراى سياست‌ها، قوانين و مقررات لازم براى عملكرد جامعه اطلاعاتى يا ديجيتالى در صنعت بيمه است.بيمه الكترونيكى در معناى عام به كاربرد اينترنت و فناورى اطلاعات در توليد و توزيع خدمات بيمه‌اى اطلاق مى‌شود و در معناى خاص مى‌توان آن را به عنوان تامين يك پوشش بيمه‌اى از طريق بيمه‌نامه‌اى دانست كه به صورت آنلاين(on line ) درخواست ، پيشنهاد، مذاكره و قرارداد آن منعقد مى‌شود. از سويى وجود مشكلاتى همچون كلاهبردار‌ى‌هاى اينترنتى در اكثر كشورهاى جهان موانعى را نيز برسر تجارت الكترونيك بيمه‌اى به وجود آورده است.در برخى كشورها هنوز امضاى الكترونيكى وجهه‌اى قانونى ندارد و ترس از فاش شدن اسرار محرمانه مشترى، كه به هنگام معرفى و ارائه كار و مذاكره و معامله اينترنتى در وب‌سايت‌هاى بيمه‌اى ارائه مى‌شود، از ديگر موانعى است كه مشتريان را در هنگام خريد بيمه‌نامه از طريق اينترنتى دچار ترديد مى‌كند. از سويى ارائه فيزيكى و تحويل مدارك بيمه‌اى يكى از الزاماتى است كه اين صنعت را دچار وقفه مى‌كند.لذا تدوين و به‌كارگيرى قوانين اجرايى و نظارتى منطبق با فرهنگ هر كشور، به نظر، يكى از مهمترين عوامل موثر در پيشرفت اين صنعت مى‌باشد.امنيت و اعتماد و رعايت حريم شخصى افراد يكى از ضرورى‌ترين زيرساخت‌هاى مورد نياز اين صنعت (بيمه الكترونيك) است.بيمه الكترونيك بدون ايجاد امنيت و اعتماد براى مردم و شركت‌هاى بيمه نمى‌تواند به اهداف خود دست يابد. مردم بايد به امنيت انتقال، پردازش و ذخيره‌سازى اطلاعات از طريق شبكه اعتماد داشته باشند. بنابراين، هر طرح بيمه الكترونيك نيازمند تدوين يك چارچوب حقوقى در زمينه حفاظت از حريم خصوصى افراد، تعقيب جرايم رايانه‌اى، ايجاد و تقويت مراجع سنجش اعتبار و سنديت و قانونى كردن امضاهاى الكترونيكى است.در اين ميان زيرساخت‌هاى حقوقى فراوانى را نيز بايد براى حمايت از اجرايى شدن بيمه الكترونيك تدوين كرد. از آن جمله مى‌توان به تدوين قوانينى براى نظارت بر نحوه انجام رويه‌هاى ادارى، حفاظت از داده‌ها و اطلاعات، اجازه دسترسى آزاد به اطلاعات صنعت بيمه شناسايى و قدرت تشخيص صحت و سقم امضاهاى الكترونيكى و قانون جرم‌هاى رايانه‌اى اشاره كرد.