نگاه نوين به مسائل مديريتي ايجاب مي کند که مديران به سادگي از کنار نقش تاثير گدار فناوري هاي ارتباطي و اطلاعاتي عبور نکنند. ورود گسترده رايانه و ابزارهاي جانبي آن به درون ساختار اجرايي و اداري سازمان ها و گسترش اقبال عمومي مديران به انجام اطلاع رساني در حيطه شبکه جهاني اينترنت حتي به صورت ظاهري امري است که بايد با توجه و درايت خاصي به آن نگاه کرد. و راهکارهاي مناسب را در بستر هاي موجود مشخص و به کاربست تا ابزارهايموثر در پيشرفت شاخص هايICT در سازمان به بهترين نحو ممکن، چه از نظر کمي و چه از جنبه کيفي مورد استفاده قرار گيرد. ضمن اينکه از تحميل هزينه هاي اقتصادي نامعقول بر دوش سازمان جلوگيري کند. گسترش و پيچيدگي علوم رايانه و فرآيندهاي توليد تا توزيع اطلاعات با توجه به تنوع تخصصهاي علمي و فني به حدي است که هرکس نمي تواند به تنهايي در تمام ابزارهاي اطلاعاتي و ارتباطي صاحب دانش هاي لازم باشد.
با اين وجود مدير يک سازمان بايد در حد لازم از اطلاعات تخصصي و پايه برخوردار باشد. اما امروزه در سازمان هاي بزرگ رسالت استقرار، توسعه و نظارت بر اين فناوري ها بر عهده واحدهايICT مي باشد. که بر حسب تنوع و حجم کار از متخصصين مختلفي تشکيل مي شود ولي به هر حال مديريت ICT در سازمان امري است که بايد با نظارت مستقيم مدير سازمان همرا باشد. تا هماهنگ و همسو با ساير برنامه ها و کارکردهاي سازمان گام بردارد.
از جمله مهمترين گام ها و برنامه ها در مديريت و هدايت راهبرديICT در سازمان توجه به کاربران و افرادي است که بايد از اين فناوري استفاده کنند. برگزاري ذوره هاي آموزشي مبتني بر نباز سنجي گروههاي کاري، ترغيب و تشويق کارمندان و کارشناسان به استفاده ازIT در ابعاد کاري و حتي خصوصي و همچنين طراحي مدل هاي کوچچک و آزمايشي براي گسترش آگاهي و تجربه افراد مي باشد.
در برخي از سيستم هاي سنتي و سازمان هاي غير پويا اين تفکر وجود دارد که احتمالاً ورود فناوريهاي جديد موجب حذف و از بين رفتن موقعيت شغلي اشخاص مي شود در اين گونه موارد ابتدا به ساکن مدير بايد با ذکر نمونه ها و مدل هاي موجود و مزاياي شخصي و کاري استفاده از ابزارهاي فناوري اطلاعات را براي کارمندانش توجيه و تفسير کند. بهترين شيوه براي رفع اين نگرانيها برگزاري دوره هاي آموزشي مناسب براي کارمندان هر يک از بخش هاست تا زمينه براي نويد اين نکته به کارمندان فراهم شود که در صورت حضور موثر در کلاس هاي اموزشي و استفاده مناسب از مباحث اين کلاس ها موجب ارتقا سطح درآمدي و شغلي آنها خواهد شد.
در صورت سرمايه گذلري شما براي توسعه زير ساختهاي ICT در سازمان چنانچه استقبال خوبي از برنامه هاي آموزشي نشود سرمايه گذاري شرکت به هدر خواهد رفت. در روش هاي آموزشي مي توان برحسب تعيين سطح و معيار هاي لازم جزوات آموزشي، کتابهاي تخصصي، دوره هاي آموزشي، کلاس هاي خصوصي و چند رسانه اي ها آموزش هاي لازم را ارائه داد. نکته مهمي که در اين کار بايستي مورد توجه قرار بگيرد تکيه و تاکيد بيشتر بر روي قابليتهاي مورد نياز نرم افزارهايي است که بيشتر مورد استفاده کارمندان قرار مي گيرد.
همچنين بايد دقت کرد که آموزش ها نيز بر اساس نيازهاي کارمندان به صورت تخصصي ارائه شود. اين کار در از بين بردن هزينه هاي اضافي نقش موثري دارد. توسعه سريع سيستم هاي ICT تاثيرات شگرفي بر کار و تجارت مي گذارد. اگر شما به عنوان مدير بخواهيد از موقعيتهاي فراهم شده بهترين استفاده را داشته باشيد بايد نيروهاي خود را براي ارتقا دادن مهارت ها و تخصص هايشان در زمينهICT تشويق کنيد براي اين کار شما مي توانيد در جلسات مختلف کارکنانتان را از توجه و علاقه خود به مباحثICT و تلفيق و کاربردي کردن آن در سازمان آکاه سازيد. به عنوان مثال مي توانيد در نشريه داخلي سازمان به اين مهم بپردازيد و هر از چند گاهي فهرستي از سايتها و مجلات و نشريات مختلف علوم رايانه را در اختيار کارکنانتان بگذاريد.
پس از تعيين خط مشي ها و راهکارهاي مور نياز سازمان بر اساس کاستي ها و ظرفيتهاي موجود براي انجام تغييرات در ساختار کاري بر اساس سيستم هاي ICT با خدمات دهندگان اين فناوري ارتباط برقرار کنيد و سيستم هاي ارائه شده از جانب آنها را مورد بررسي قرار دهيد و در اين تجزيه و تحليل برنامه ريزي و توجه لازم را براي آينده لحاظ کنيد.
براي اين کار ميتوانيد ضمن مشاوره با شرکتهاي خدمات دهنده از افراد درون سازمان و مشتريان نيز نظر خواهي کنيد تا مطمئن شويد که سيستم هاي گنجانده شده قابل هدايت از جانب کارمندان و قابل استفاده از جانب مشتريان سازمان باشد. در اين بخش توحه به رقابتهاي بين سازماني در انتخاب نوع سيستم موثر خواهد بود. همانطور که مي دانيد کليه فعاليتها و برنامه ريزي ها در يک سازمان در نهايت به يک هدف ختم مي شود و آن دست يافتن به سود اقتصادي است شما پس از انجام مراحل بستر سازي و هدايت ابزارهاي ICT در سازمان خود مي توانيد تحول اساسي و مهمي را در سازمان ايجاد کنيد. گسترش فوق العاده اينترنت در ميان سازمان ها و شرکتهاي مختلف در دنياي مبادلات تجاري تحول بزرگي ايجاد کرده، با اين پيش زمينه سازمانهايي که از وجود مديران پيشرو و آينده نگر سود مي برند در انتخاب ابزارهايICT آندسته اي را برگزيدند که با استانداردهاي اينترنت سازگار باشد تمام اين فعاليت ها به ظهور پديده تجارت الکترونيک انجاميده.
در تحول صورت گرفته در عرصه هاي تجارت و مديريت امروزه کليه سيستم ها و فرآيندهاي سازمان با يکديگر هماهنگ و همسو مي شوند تا خدمات فروش کالاها و خدمات سازمان در ارتباطاتOnline به صورت سريع و دقيق انجام شود. اگر سازمان شما بخواهد از بسترهاي ICT بيشترين بهره را تجاري را در زمينه تخصصي خود داشته باشد بايد از کارشناسان واحد ICT خود در مباحث تجاري استفاده کند اين امر تا حدي مهم است که امروزه بر حضور يک کارشناس ICT که آگاهي و دانش لازم را پيرامون سيسستهاي تجاري سازمان داراست تاکيد فراواني مي شود.
بسياري معتقدند که بيشتر مديران موفق از مشاوران خوب بهره مي برند با اين ديدگاه و با توجه به اينکه تنوع بسياري در سيستم ها و ابزارهايICT وجود دارد سازمان شما مي تواند در بره هاي خاص زماني از مشاوران مختلف استفاده کند. مشاوره مي تواند از جانب يک فرد و يا از جانب يک شرکت و سازمان ديگر دريافت شود.
ولي در هر صورت بايد مهارت ها و سوابق مشاور به دقت مورد بررسي قرار گيرد. همچنين شما مي توانيد روند اجرايي همه يا بخشي از سيستم هاي فناوريهاي ارتباطات و اطلاعات سازمان خود را براي هدايت در اختيار شرکتهاي واجد شرايط بگذاريد.
تا ضمن استفاده، بهينه از خدمات يک شرکت متخصص در کاهش هزينه هاي سرمايه گذاري نيز موفق باشيد. انقلاب صورت گرفته دردنياي ارتباطات با اينترنت بازارهاي جديد تجاري و فرصت هاي اقتصادي بسياري را فراهم کرده است. در اين ميان بسياري از شرکتها در بازار رقابتي موجو با استفاده از بسترها و امکانات وجود در اينترنت موفق شده اندهزينه هاي خود را کاهش دهند. نقش اينترنت در کاهش هزينه هاي ارتباطي بسيار مهم است شما مي توانيد بسياري از پيام هايي که تاکنون با پست عادي، فکس ارسال مي کرديد را از طريق پست الکترونيک انتقال دهيدو با استفاده از سيستم هاي ويدئو کنفرانس عمليات و نشست هايي را که نيازمند سفرهاي درون وبرون شهري است را در محل سازمان خود برگزار کنيد. اينترنت اين زمينه را فراهم آورد که در هنگام خريد و دريافت استعلام به بازارهاي وسيع تري دست پيدا کنيد و بتوانيد قيمت هاي انواع محصولات را در زماني کوتاه دريافت و بررسي کنيدو در کوتاهترين زمان تصميمات لازم را بگيريد. دريافت استعلام ها و اطلاعات مربوط به استخدام افرادجديد از طريق اينترنت ضمن کاهش هزينه ها در تبليغات و... مي تواند از هدر رفتن وقت شما نيز جلوگيري نمايد.
همانطور که ذکر شد عوامل و شاخص هاي بسياري درICT وجود دارد که با شناخت و بهره گيري و استفاده به جا و مناسب از آنها مي توان آثار و تبعات مثبتي را براي سازمان به ارمغان آورد. بايد اذعان داشت که مديريت سازماني امروزه به واقع از تلفيق ابزارهاي ICT با ساختارهاي تشکيلاتي و برنامه هاي حال و آينده خود ناگزير است و چيزي که براي بحث و تجزيه و تحليل باقي مي ماند شناخت درست و به هنگام نياز هايي است که موجب پيشرفت کاري و بهره وري فردي و سازماني شود اما مهمترين و شايد دردناکترين معضل در توسعه واقعي و اصوليICT در ايران عدم رعايت اصول مهندسي اطلاعات و مديريت اطلاعات در سازمانهاي مختلف باشد.
نگاه غير کارشناسانه برخي از مسئولان ومديران سازمان ها و حتي مديرانIT آنها به قابليتها و ظرفيتهاي هر يک از ابزارهايICT و امکان سنجي آن ابزار در ساختار سازمانشان مي باشد. اميد است مديريت ICT در سازمان هاي مختلف کشورمان به صورت علمي تر، اصولي تر و دلسوزانه تر صورت بگيرد تا گام هاي مناسب براي توسعه همه جانبه از طريق ICT برداشته شود.
